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[一二九] 2018第十七届129定向越野总负责人总结

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发表于 2018-12-23 00:05:05 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 外太空的鱼 于 2018-12-23 00:32 编辑

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2018年第十七届129定向越野负责人总结

一、主要工作
负责人主要工作为安排人员,和定协、体育部老师方面对接,监督各组工作完成,保证活动正常有序地进行。

二、工作情况
整个活动周期为五周,在五周前接受任务和指导,提前联系外联部拉赞助
第一周:制定策划书,联系定协,建群讨论分工,分完工作后督促各组制定工作计划。
第二周:确认赛制,督促各组按规划完成当周工作。
第三周:联系体育部,督促各组工作,做好报名前的准备工作。
第四周:演武场场地的布置,比赛当天的人员安排,督促各组完成工作。
第五周:查缺补漏,完成为完成的工作,比赛当天人员的再次确认,督促各组完成全部工作。

三、实际工作情况
(一)工作情况
第一周:建群讨论策划,确认分工。
第二周:拟定129前期准备进度安排表。
第三周:联系体育部,确认体育部要求及报销的部分,确认奖品。
第四周:最终确认体育部报销的部分,拟定比赛当天安排,和定协方面讨论场地的安排,确认比赛当天流程的安排,拟定安全预案,确认秩序册前三页的人员安排,周日开会讨论129当天人员的安排及最后一周的安排。
第五周:最终确认本周的人员安排及129当天人员的安排(含志愿者的安排),制作秩序册,联系老师确认外校人员进来的方式,准备领导老师的发言稿,查缺补漏,督促完成演武场前一天的布置

(二)与规划不符及需注明的几点注意事项
1. 建群时没有把定协的小伙伴们拉进群,后来是建林把他们拉进群的。建群可以再提前建,留更充足时间讨论分工及需注意的细节,要把所有人拉进群,包括定协的伙伴。
2. 写策划时主要是套用前一年的策划,因为那时候自己也不去清楚很多事情,而且今年的情况和往年很不同,故有许多应做的事情没有写进策划之中,且有些工作没有仔细交代。
3. 拟定129前期进度表时把报名时间弄错了,导致很多工作相应推后,不过因为是推迟故问题不大。
4. 联系体育部确认报销时没有准备预算表,用的是去年的预算表,预算这部分以后应交与财务方面去做。联系体育部的时间过晚,应提前一周完成该项工作。奖品因为和赞助由很大的光熙,本来是交给外联部去做,因为通知不到位外联组并不清楚自己需做这方面的工作,最后由我和锋文在周末去迪卡侬商店确认。确认奖品的作和赞助关系很大,以后还是应外联组做。
5. 秩序册第一页(除目录)有大赛委员会,是体育部领导来担任,要及时和体育部确认委员会的成员(提前一周,即第三周确认)。本次由于确认的过晚,导致秩序册印刷的时间过短,印刷方提价。又因为印刷方出现失误,导致没能在参赛人员培训时拿到秩序册,只能当天发放。秩序册赛事简介中129开始年份不对,不为2004,为2005年开始。
6. 领导老师的发言稿、主持稿是体育部老师和我说我才知道要我们做的,故时间显得很紧凑,以后这部分可交给编辑组的人提前一周完成。
7. 确认外校人员进校是外联组/联络组的工作,没有做好,太晚去联系保卫处了,最后请老师帮忙才保证了外校人员能顺利进校。应提前一周确认外校进校方式。
8. 演武场场地的布置是和定协的伙伴们一起去的,提前商讨好场地的布置很有帮助。
9. 开会比在群里讨论高效很多,但这次因为冬训及百团我们这方面出席会议的很少,以后可询问大家的空余时间再合理安排开会的时间。
10. 赛制方面没有和定协的工作人员讨论,双方都是默认用了去年的赛制,以后可以在这方面多多进行讨论,是比赛更丰富有趣。
11. 校外奖品价值注意和校内的不要相差太大,奖品种类尽量一样。


四、人员安排
1. 总负责人:梁东平
2. 物资组:凌宇薇、王景鹏、张西则、唐铭远、汤小龙、江侠林
3. 外联组:邓兴婷
4. 宣传组:颜婷婷、曾畹莹
5. 编辑组:宾李、王景鹏
6. 技术组:杜建林、定协
7. 联络组:邓兴婷、周茂东、沈思鸿、冯柄然
8. 财务:陈淑丽

人员安排说明:物资组需包括本部和翔安的办公室成员(借物资都需要办公室成员来做),组员尽量安排本部的人(若在翔安校区举行129则安排翔安这边的成员),侠林虽然不是协会管理层人员,但主动提出来帮助筹备129,物资组很忙,故安排在物资组。后来田田和倩怡也有和兴婷一起去拉赞助。以后各组若人手不够,可询问协会内比较活跃或以前的老会员是否愿意帮忙。各组具体工作安排请阅读《2018年129策划书》。
五、对各组工作的一些建议
(一)总负责人
1. 需做好监督工作,今年我没有做好,基本没怎么督促大家,出现了很多不必要的失误。
2. 人员及工作安排应私戳确认,不应发个文件让大家看看就好,大家很可能没有仔细看导致不清楚自己的工作。
3. 尽量不要让自己去做过多的事情,把主要精力放在监督和安排上,更不会漏掉些细节上的工作。
4. 尽量提前外联部的伙伴说明要为129拉赞助
(二)物资组
1. 能提前准备的都提前准备,比如别针、区域指示牌、号码布、号码贴等。这次很多物资都卡时间到位,结果出现问题无法及时调整,花费了很多不必要的花销。
2. 需对所有物资进行清点。物资清点好数量才能说准备好了该方面的物资。打印方面可以要求打印方按一定数量捆绑叠放,方便清点。
3. 需提前检查物资是否完好。
4. 思鸿建议参赛人员的物资可以提前发(培训的时候发或另找一个比较合理的时间),现场会更有秩序,我们有更多的时间。
(三)外联组
1. 外联应跟着时间走。不要因为外联而拖慢了其他方面的一些工作。本次因为赞助而推迟了体育部转发报名消息及号码布等方面的制作,使得后面这些工作完成的时间很紧凑。
2. 做好没有赞助的预备方案,保证在规定时间确认好奖品。奖品和外联有很大关系,报名帖又和奖品有很大关系,是非常重要的一部分,需要准备好备用方案。今年大家都未意识到这部分,奖品确认有些仓促。
3. 和宣传组、编辑组做好宣传计划。往年的宣传计划都是宣传组在做,但因为这次微信微博等部分是编辑组宾李在做,故宣传方面比较分散,宣传计划也没有安排人做。宣传计划主要用于外联,推荐以后可以让外联做宣传计划。
(四)宣传组
海报、幕布等都设计的很好。设计通行证、秩序册等时不必再另外设计,改改海报之类的就行,本次选用的貌似是海报的一部分,个人觉得很不错。不仅使宣传活动有整体感,也不会让人觉得很敷衍。
(五)编辑组
1. 能提前准备就提前准备。群邮文案,微信推送,短信通知文案等都可以提前准备,甚至活动圆满结束的微信推送也可以提前做好,最后加上赞助商等信息即可。
2. 整理名单还是再报名结束之后就开始整理,不用等到退款截至时间。
3. 这次短信的发送是没有安排的,就只是在群里让有时间的两三个人发,很多队伍没有通知到位,导致后续通知的工作量增大。若以后还是所有队伍统一发短信,建议如17年做出短信发送安排表,每人负责20~30队伍的短信通知,有专门的人负责未缴费、校外队伍、报名未成功等队伍的通知。
4. 可以设置两个个报名链接,对应校内队伍和校外队伍。这样校外队伍也可以直接将报名方式给他们。
5. 建议每天都导出整理下报名名单(结合财务注明是否缴费)。
(六)技术组
技术组是建林和定协在负责,很放心,希望以后能尽早和老师在出发批次、比赛现场安排等上面达成一致,方便号码布号码贴的及时制作以及比赛当天的安排。
(七)联络组
1. 联络组主要就负责联系媒体,安排校外人员(校外队伍、媒体、赞助商)的进校工作。联络老师的工作是我和建林完成的(和老师联络比较频繁,这样安排更合理)。
2. 提前确定外校进校的方法。建议提前两周和保卫处进行联系,先确定外校队伍如何进校,需要提供什么信息和证件,好让其他人及时去收集整理。
3. 媒体可以邀请些,给些资金也是可以接受的,体育部也可能会报销。
(八)财务
做好预算表,每天整理报名队伍的缴费情况(结合编辑组工作)。

六、其他一些129工作的情况及建议
1. 留联系方式:这次报名表单上留的是财务淑丽的手机号,微信推送上留的是我的手机号。实际证明留手机号码非常不合适,我和淑丽都受到了电话和短信的轰炸。建议以后留邮箱或者qq,并说明会在一个统一的时间回复消息。如果需要留电话号码,注意留自己不常用的电话号码,并说明在哪个时间段会接电话受理事情。
2. 进群通知:定协方面给了很好的几个建议。一是在报名表单和微信推送上附上129定向队长群的二维码,让队长主动加群,后再在群里公布名单和发短信通知等。二是每天对当天的报名情况进行统计,并隔天发短信给队长们请他们加队长群(通知收到报名表,不是通知报名成功),最后再在群里和短信通知报名是否成功。我的建议是不要用表单报名了,表单里不可以直接取消报名还需联系我们,缴费信息还要另外统计。可以选用些比较好的活动发布平台,以上问题都可以更轻松的解决。
3. 报名成功的通知:定协方面也有很好的建议,可以在微信上做一个报名成功队伍名单的公示(报名帖上可以写我们会在微信上进行名单公示),让没收到短信的人也能看到自己的报名情况并及时和我们联系。
4. 比赛前一天比赛场地的安排:把所有物资都在当天晚上搬到演武场场地!当天晚上再次确认物资是否出现问题!本次没有这么做,结果对讲机没有,区域牌打印错误,抽奖纸条没有准备好,所幸这些问题都还有办法解决。下次需清点准备好。
5. 志愿者的安排:这次志愿者安排比较混乱。我安排志愿者在物资领取区集合,然后大家签到领工作证(通行证),各负责人领自己的志愿者。但参赛人员也是在这里集合,故很难调动区分志愿者和参赛人员。建议以后另外划分其他区域让相应志愿者集合或者直接让志愿者去各个相应的区域找自己的负责人。大部分志愿者其实不用整个上午都在演武场,很多人都有很多的空闲时间,可以再细致的进行时间上的安排(招募、培训)。另外有些志愿者感觉没有必要,比如医疗组,我们有请厦大医院的医生,再加上我们的医疗组负责人,其实就够了。
6. 比赛当天的安排:提前一周确认各区域负责人,向各个负责人说明工作。另外和老师方面商量好流程不要让我们和老师的安排不一样。
7. 比赛结束后场地的收拾这次大多数的帐篷都是租用的,故需要我们搬运的东西比较少,后期工作也比较轻松。建议以后可以招募部分志愿者来处理比赛结束后的场地(比赛前一天场地的安排有必要也可以尝试招募些志愿者来帮忙)。
8. 与定协方面的合作可以紧密些。今年推送方面几乎是分开的,实时参看成绩只能在定协公众号,转发微信129报名推送又只能在我们这边的公众号,在这方面配合的不是很好。


七、体育部对明年129的一些要求
1. 幕布需再大些,至少为今年的大一倍。
2. 横幅提前一天拉好(其实我们是在前一天拉好的,风太大吹乱了,不过也拉的不还看),拉的好看些。建议让专业的人来帮我们拉。
3. 热身操让啦啦队的人来做,体育部老师负责找。

八、从129中看到的协会管理层的问题及相应建议
请假问题:协会请假没规章制度(如果有需向管理层强调),每次开会请假都是和负责人(会议主持)说一句就好了,然后会议记录记录一下就行。建议以后请假设置的正规些,起码要求请假者找一个人代替自己来陈述工作。

九、感想
作为负责人可以说很煎熬,压力很大,其实自己是不合适做负责人的,不够决断,不够主动,也不够严谨。就客观而言,组织这次活动带给我的快乐远远是少于我的烦恼的。很多想法和意见都没时间和能力去做时的沮丧,在协会伙伴因自身问题没做好事情时的气愤,开会没人来时的无奈,这些都让我时常感到很无力,也怀疑自己能不能办完这次活动。但如今,活动结束了,又开始想念那段煎熬的时光,村上春树有一句话:“曾以为走不出的日子,现在都回不去了”,我想这就是我此刻的心情吧。另外,协会总是有一种魅力,总是能时时刻刻给我快乐和感动,这样的事情太多就不一一详述了。最后感谢建林、镇宇、郭老板和大家对我工作的支持及理解。希望下一届能把活动办的更好。
下面是我的几点未实现的想法:
1、无人机拍摄,如果协会没有可以去找找相应的社团,可以像赞助一样给他们社团宣传;
2、纪念品的制作,觉得可以尝试性做一些除参赛证明之类的纪念品,做好可以在演武场设置一个购买的区域,让愿意买的人自行购买,也有利于留住大家来参加闭幕式;
3、与其他一些社团的合作。这个是我从前面两个想法衍生出来的,可以邀请一些社团来协助我们,我暂时没有具体的想法。
2018年129负责人总结.doc (131 KB, 下载次数: 21)
发表于 2018-12-24 19:04:55 | 显示全部楼层
辛苦辽【129终于结束了.jpg】
发表于 2019-1-12 11:18:45 | 显示全部楼层
东平辛苦
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