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[一二九] 2018.12.9一二九定向越野物资组总结

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发表于 2018-12-21 14:09:55 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 四方空空 于 2018-12-22 10:52 编辑

会徽.jpg
2018.12.9一二九定向越野物资组总结

今年一二九过去了,明年还会远么!

    一二九筹备周是五周,今年从11月5日—12月9日,物资组在这期间的工作:前四周前期准备,最后一周比赛周赛前布置和赛后回收。总结分为四个部分:前期准备、赛前布置、赛后回收和出现的问题。(虽然我们出现了很多问题,但物资组还是需要你们夸的!)

一、前期准备
    能提前准备就提前准备,多沟通,负责人要亲眼确定物资。

(一) 第一周(11.5-11.11)
    物资负责人参考往年物资总结,制定物资计划表、安排物资组分工。
    1.制定计划表时一定要沟通的人:往年物资负责人、本年活动总负责人、定协物资负责人、1-2位参与过办活动的老人。(计划表不必过于细致俱到,给后期变动留些灵活空间更好)
    2.安排物资组分工需要注意的是
    1) 物资组最初定人时应该:
    6-7人差不多,1位翔安校区就行,因为翔安工作较少(LED、培训教室申请和校车联系),物资除了搬运其他活比较细,最好2位女生。
    今年是我、景鹏(翔安)、铭远(冬训)、侠林(非部长,自己主动加入,感谢!)、西则(冬训)和小龙。
    2) 物资组分工方式:
  • 按类别分工挺好。今年是四块:社联申请(我、景鹏)、体育部申请(西则)、网上购买物资(侠林、铭远)、实体店打印制作(小龙、我)
  • 给冬训队员相对安排较少工作。
    3.计划表确定、分工完成之后,一定要物资组一起碰个头(线上视频或线下),否则会拖到之后好几周很多人都不了解自己负责的物资是什么、需要注意什么,大家一起沟通会为之后省很多事情。

(二) 第二周(11.12-11.18)
    1.社联等申请模块工作开始,能提前整好的提前整。尤其是三家村木衔架场地。如果物资不足可以提前想其他方案,社联桌椅很多,不会出大问题。但是帐篷有限,如今年社联物资撞上百团,只申请到一顶帐篷。
    2.海报、LED、幕布以及其他需与宣传组联系的物资,可以跟宣传组联系了,也是互相提醒。物资工作开始之后,就要与宣传、财务保持联系

(三) 第三周(11.19-11.25)
    第三周后半段报名工作开始,这期间物资组工作:
    1.网上物资购买。号码布得在报名结束后有了批次分组的第四周才能下单,但是可以提前联系好,免得像今年一样匆忙。
    2.完成剩余申请。培训教室这周申请比较好,不然后面很难申请到南强二的大教室,去年和今年都是在海韵办的培训。
    3.海报、LED与衔架等宣传物资就位。大家一致认为衔架宣传效果是最好的,报名期间至少得有;海报效果好的贴处:各大食堂门口、三家村海报栏,没了。
    4.实体店打印制作能开始就开始。
(四) 第四周(11.26-12.2)
    1.实体店打印制作确定全部下单(除号码贴,与号码布一致);
    2.体育部器材申请;
    3.其他物资查漏补缺
    4.报名结束后立即制作号码布号码贴,号码布号码贴主要是取决于批次,如果能提前确定批次,可以提前下单,多买点也比后来太着急强。

二、赛前布置(12.3-12.9)
    这一周物资组除了物资工作,相继还有培训和现场分工会安排下来,所以前四周如果把物资基本搞定这周就相对轻松,否则会像今年一样现场工作没顾得上。但是这里又有一个bug,物资组的工作是不是太多了?(谁叫咱们人少…)
    1.赛前布置时间
    12月8日晚饭后18:00左右开始。想早点结束就很考验负责人的统筹能力了。
    2.物资搬运
    物资主要是搬自钦楼桌椅帐篷,演武场主席台的跨栏标志杆。需要提前找一些男生。推车有体育部的一辆褐色大推车,深蓝中号推车,浅蓝小号推车和演武场超大推车。
    3.场地布置
    1) 如何划分区域、用什么划分,帐篷桌椅的摆放这些都应该在8号当天布置前与定协同学相互明确。不要含糊,不然当天会在一些讨论上浪费时间。
    2) 布置内容
  • 待发区区域划分(拉警戒带、围跨栏)
     需注意:区域尽量大,不然可能一千多号人坐不下
  • 必经路线划分(拉警戒带、跨栏、标志杆);
  • 帐篷放倒在各区域,9号早上撑;舞台、拱门布置。
  • (建议分区标识也当晚贴,9号早上会忙不过来)
图.png

    4. 布置人员
    这次除了物资组以外,幸好还有定协四位同学、东平、建林、小黑、郭老板、镇宇、志愿者乔梁都来帮忙了,还有冬训队后面也有过来。

三、赛后回收(12.9下午)
    啊写到这里,129就要结束了。
    1.现场垃圾、警戒带、跨栏、标志杆、桌椅、帐篷等等摞到一起的事,可以在统计成绩和颁奖休息时,安排志愿者弄好;
    2.归还物资(跨栏、标志杆、桌椅帐篷,体育部器材):建议之后安排物资搬运志愿者这次也是郭老板、小龙、镇宇、小黑、茂东、江游、思鸿、景鹏、侠林、东平一起帮忙还的。不过有了演武超级推车感觉他们玩的很开心~
    3.其余剩余警戒带、胶带就放回岩壁。

四、出现的问题
    这是一个很长的故事,也从物资分块说吧,希望以后不会出现。
    1. 物资申请块问题
    问题出在搬运上,8号晚上搬到演武场,计划让搬衔架的卡车帮我们搬过来,但是车10点多才到三家村,我忘记提前让坐了一会的冬训队帮从自钦楼搬下来,结果一度是我跟定协的展帆一起往下搬,可以说是身体与心灵都累惨了,后来幸好镇宇他们回来了。

物资申请问题.png

    2. 体育部物资问题
    1) 对讲机没借。看去年的表以为是定协找谭老师拿,8号去器材室,器材室老师说他那没有的时候,我们就没管了,忘了跟定协沟通。
    2) 发令枪未确认。8号我跟西则把东西从器材室搬到演武场主席台一楼房间里,但是放进去之后就出来了,忘记清点一遍东西。晚上发现没找到,以为是被偷了,也不敢告诉大家(当时……),准备9号清早去买(过程省略一大段艰苦心路历程),所幸早上西则找到了器材室老师,发现是我们8号拿东西落下了。
    3)推车归还问题。9号下午活动结束去聚餐,把推车放在主席台里面,想着礼拜一还回体育部。结果后来一直找不到一辆小推车,体育部老师连番轰炸,又是借来的东西,如果弄丢了自己心里过不去,对协会也不好,所幸西则后来在主席台施工房间找到了,原来是被工人当做自己的推车拿去用了。

体育部物资问题.png

    3. 网上物资购买问题
    1) 信封大小。信封买小了,应该买一号大信封,不过问题不大。
    2) 曲别针其实不用买。将曲别针误买为回形针(天猫搜“曲别针”搜出的全是回形针,下次需注意);而且没与买号码布沟通,号码布购买时会配别针。多花了钱。
    3)号码布不及时。号码布下单后,8号下午到的,没有及时领取,且没有意识到问题的严重性。自己不方便领取一定要找人代领,或者自己推掉其他事去领。最后在8号晚上11点多,镇宇、定协同学帮忙拿到号码布,半夜进行分组分装。

网上物资购买问题.png

    4. 打印制作问题
    1)秩序册花费高。秩序册实际用处并不大,彩印费用对于活动总支出来说占比过高,建议以后黑白印刷,或者发电子版到队长群里。(原计划是参赛队员培训的时候就要发,但是由于到场老师名单等一直没确定导致物资印刷着急,对于费用也没有过多时间商讨。所以以后如果印刷的话,要更早一点,催催宣传、外联那边,设计、赞助商的版面要早点搞定。)
    2) 安全承诺书问题。培训时很多队伍没来,部分9号现场物资领取时填写收上来,但是没想到有这么多没填的,安全承诺书打印有,但是没拿到物资领取帐篷处,造成小型骚动= =。
    3) 参赛证明问题。下单1500份后,8号晚上由打印店送到演武场,但是没有清点数目,比赛结束发放时,240人没领到,当天下午及隔周周二补领完毕。影响非常不好。
    4) 分区标识打印问题。没有提前打印好,计划八号布置完回海韵打印,没想到布置到了凌晨一点多,中间忘记了让别人帮忙打印这件事情。转念想用借的打印机打印,结果打印机换完墨盒后用不了了(哭)。这导致9号早上布置时我的事情太多,物资组志愿者现场指挥不好,现场其他布置顾不上。究其原因除了没打印,还有就是:没有提前跟其他现场负责人沟通,没有提前与本组志愿者联系。改进方法:物资负责人和总负责人都要亲眼过一遍所有物资(事实证明物资负责人也会蒙混过关)8号晚上布置完要所有现场负责人进行一遍彩排【敲重点!】本次129活动,所有各个负责人都没有一起开过一次会,沟通非常不畅。

打印制作问题.png


PS.这次活动发现大家所有人都干了很多活,但是彼此间却不知道,所以三三两两吐槽的现象挺常见的,希望以后做了啥没做啥能敞开了说,这样才能互相帮助吧~

12.21.2018
凌宇薇
落款.jpg



129各项申请用表(凌宇薇 王景鹏).rar

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2018年129定向越野物资清单及申请、购买、制作细节.xlsx

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2018.12.9一二九定向越野物资组总结.doc

1.48 MB, 下载次数: 22

发表于 2018-12-21 14:44:07 | 显示全部楼层
哇,实在是用心了

点评

在线回复哈哈,实在是做的不好,所以有很多总结  发表于 2018-12-21 14:46
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